Polityka prywatności
Wersja 2.1 (ROBOCZY – do przeglądu prawnika) · Stan prawny na dzień 2 sierpnia 2026 r. · Data: 2026-10-06
§ 1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych i osobą odpowiedzialną za działania PionAI jest Jan Moczydłowski, prowadzący PionAI (do czasu rejestracji działalności gospodarczej usługi świadczone są na podstawie umowy zlecenia), adres: [DO UZUPEŁNIENIA], NIP: [DO UZUPEŁNIENIA], e-mail: kontakt@pionai.pl.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na podany adres e-mail.
Podstawę prawną przetwarzania stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
§ 2. Dwie role Administratora
Zakres obowiązków zależy od tego, czyje dane są przetwarzane:
- Administrator – dane osób kontaktowych po stronie klientów oraz osób piszących przez formularze i pocztę.
- Podmiot przetwarzający – dane pracowników i współpracowników klienta, jeżeli klient powierzy je Administratorowi na podstawie umowy (art. 28 RODO). Administratorem tych danych pozostaje klient.
§ 3. Formularze na www.pionai.pl
Formularz „Bezpłatna analiza firmy”. Zbieramy: nazwę firmy, NIP, przedział liczby osób, adres e-mail, telefon (opcjonalnie), krótki opis tego, co w firmie zajmuje czas, oraz wskazanie usługi, która Cię interesuje. Dane wykorzystujemy wyłącznie po to, żeby odpowiedzieć na zgłoszenie i przygotować analizę: sprawdzić firmę w publicznych rejestrach (Biała lista VAT, KRS), ułożyć ankietę i odesłać propozycję. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora w odpowiadaniu na zapytania, a jeżeli zgłaszasz się jako osoba prowadząca działalność – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy).
Raport z kalkulatora. Jeżeli poprosisz o raport mailem, zbieramy Twój adres e-mail i wpisane w kalkulator liczby (osoby, godziny, stawka). Wysyłamy raport na podany adres i możemy odezwać się raz z propozycją, co zautomatyzować najpierw. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – odpowiedź na Twoją prośbę. Kliknięcia „Zobacz pełny raport” liczymy bez ciasteczek i bez żadnych danych o osobie – zapisujemy wyłącznie liczbę kliknięć.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie odpowiemy, a bez NIP nie przygotujemy analizy.
Zgłoszenia z formularzy trafiają do arkusza i skrzynki pocztowej Administratora w usłudze Google Workspace (Google Ireland Limited). Strona nie zapisuje zgłoszeń nigdzie indziej.
§ 4. Dane osób kontaktowych po stronie klientów
Przetwarzamy dane osób reprezentujących klientów lub wskazanych do kontaktu: imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail i telefon, treść korespondencji.
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| zawarcie i wykonanie umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy stroną jest osoba fizyczna prowadząca działalność) |
| kontakt służbowy i obsługa umowy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – wykonanie umowy z klientem |
| dokumenty księgowe i rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przepisy podatkowe i o rachunkowości |
| ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| odpowiedź na zapytanie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – obsługa korespondencji |
§ 5. Dane powierzone przez klienta
Przy usługach wykonywanych w firmie klienta (analiza, AIman na miesiąc, budowa narzędzia) Administrator może mieć styczność z danymi pracowników klienta. Przetwarza je wyłącznie w zakresie i celu wskazanym przez klienta, na podstawie postanowień o powierzeniu w umowie. Ankieta dla pracowników jest anonimowa: nie pyta o imię, nazwisko ani stanowisko. Administrator nie tworzy własnej bazy pracowników klienta; dokumentacja wytworzona w ramach usługi zostaje u klienta.
Jeżeli budowane narzędzie ma przetwarzać dane osobowe, przed uruchomieniem opisujemy: jakie dane, gdzie i na jakiej podstawie – i ustalamy to z klientem w umowie.
§ 6. Okresy przechowywania
| Dane | Okres | Podstawa |
|---|---|---|
| zgłoszenia z formularza i korespondencja bez umowy | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| umowy i korespondencja z nimi związana | do upływu przedawnienia roszczeń – 3 lata od końca roku kalendarzowego | art. 118 Kodeksu cywilnego |
| dokumentacja księgowa i podatkowa | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 § 1 w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej |
| dane powierzone przez klienta | przez czas umowy; potem zwrot lub usunięcie zgodnie z poleceniem klienta | art. 28 ust. 3 lit. g RODO |
§ 7. Odbiorcy danych
Dane mogą trafić wyłącznie do podmiotów, którym Administrator powierzył przetwarzanie na podstawie umowy, albo do organów uprawnionych z mocy prawa:
- Google Ireland Limited – poczta, arkusz ze zgłoszeniami, odbiornik formularzy i ankiety (Google Workspace, Google Forms),
- Cloudflare, Inc. – hosting strony www.pionai.pl (serwer zapisuje techniczne logi połączeń),
- biuro rachunkowe: [DO UZUPEŁNIENIA],
- organy publiczne – wyłącznie w zakresie i na podstawie przepisów.
Administrator nie sprzedaje danych i nie udostępnia ich w celach marketingowych innych podmiotów.
§ 8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Google i Cloudflare mogą przetwarzać dane poza EOG. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (rozdział V RODO). Aktualna lista dostawców przekazujących dane poza EOG jest dostępna na żądanie.
§ 9. Narzędzia sztucznej inteligencji
Narzędzia AI, z których Administrator korzysta przy własnej pracy, nie są zasilane danymi osobowymi klientów, osób zgłaszających się przez formularze ani pracowników klientów. Do sprawdzania pisowni tekstów na stronie Administrator używa narzędzia LanguageTool – sprawdzane są wyłącznie własne teksty strony, nigdy dane osób ani treści zgłoszeń.
§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą
Masz prawo do: dostępu do danych i ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w każdej chwili. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
W sprawie danych powierzonych przez klienta żądania należy kierować do klienta jako ich administratora; Administrator przekazuje takie żądania klientowi bez zbędnej zwłoki.
§ 11. Brak zautomatyzowanych decyzji
Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy.
§ 12. Bezpieczeństwo
Administrator stosuje środki odpowiadające ryzyku: szyfrowanie nośników i połączeń, uwierzytelnianie wieloskładnikowe do poczty i repozytoriów, kopie zapasowe, kontrolę dostępu do dokumentacji i zasadę minimalnego zakresu danych. Naruszenie ochrony danych Administrator zgłasza Prezesowi UODO nie później niż w 72 godziny od stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie skutkowało ryzykiem dla praw lub wolności osób; naruszenie dotyczące danych powierzonych zgłasza klientowi bez zbędnej zwłoki.
§ 13. Strona internetowa
Strona www.pionai.pl nie używa plików cookies, nie zawiera narzędzi analitycznych ani reklamowych i nie śledzi odwiedzających. Jedyne dane, jakie przekazujesz, to te, które sam wpiszesz w formularzu.
§ 14. Zmiany Polityki
Polityka jest przeglądana co najmniej raz w roku oraz po każdej istotnej zmianie przepisów lub zakresu usług. Każda zmiana dostaje nowy numer wersji i datę; wersje archiwalne przechowuje Administrator.